Національна система електронних рахунків-фактур (KSeF) — це одна з найбільших змін у способі виставлення та обігу рахунків-фактур у Польщі. Впровадження нової системи вимагає відповідної організаційної, технічної та бухгалтерської підготовки.

KSeF стане обов’язковим з 1 лютого 2026 року для найбільших платників податків та з 1 квітня 2026 року для решти підприємців.

Що таке KSeF?

KSeF — це телеінформаційна система Міністерства фінансів, призначена для виставлення, отримання та зберігання структурованих рахунків-фактур.

Структуровані рахунки-фактури

Документи, що видаються в KSeF, мають єдиний формат XML, завдяки чому дані можуть автоматично оброблятися бухгалтерськими системами.

Архівація документів

Рахунки-фактури, надіслані до KSeF, зберігатимуться протягом 10 років, що зменшує необхідність самостійного архівування документів.

Зміни у поправках

Система передбачає уніфікований порядок внесення виправлень до документів за допомогою коригувальних рахунків-фактур.

Швидше відшкодування ПДВ

Підприємці, які користуються системою KSeF, можуть отримати швидше відшкодування ПДВ.

Як відбувається впровадження KSeF?

Процес впровадження вимагає аналізу існуючих бухгалтерських процесів та їх адаптації до нових вимог.

1. Аналіз змін та обов’язків

Насамперед слід визначити, як нові норми вплинуть на порядок виставлення рахунків-фактур та організацію роботи в компанії.

2. Аудит процесу виставлення рахунків-фактур

Проводиться аналіз поточного документообігу, використовуваних систем та потенційних ризиків, пов’язаних із впровадженням.

3. Внесення змін до структури рахунків-фактур

Перевіряються обов’язкові поля та спосіб передачі даних, що вимагаються KSeF.

4. Вибір та налаштування програмного забезпечення

Бухгалтерська система повинна забезпечувати інтеграцію з KSeF та обробку структурованих рахунків-фактур.

5. Надання повноважень

Необхідно налаштувати доступ для співробітників та визначити обсяг їхніх повноважень у системі.

6. Оновлення процедур та договорів

У деяких випадках може знадобитися внести зміни до договорів із контрагентами або бухгалтерською фірмою.

7. Впровадження та підтримка

Після впровадження системи важливо забезпечувати постійну підтримку користувачів та контролювати правильність функціонування процесів.

Які переваги надає KSeF?

• автоматичне архівування рахунків-фактур протягом 10 років,
• швидше відшкодування ПДВ,
• більша автоматизація бухгалтерського обліку,
• впорядкований документообіг,
• простіша інтеграція бухгалтерських систем,
• менший ризик втрати документів,
• уніфікований порядок виставлення та коригування рахунків-фактур.

Моделі впровадження KSeF

Зовнішнє впровадження

Рішення для компаній, які мають власний бухгалтерський відділ або співпрацюють з іншим бухгалтерським бюро і потребують підтримки у впровадженні KSeF.

Впровадження разом із бухгалтерським супроводом

Інтеграція впровадження KSeF із поточним бухгалтерським обліком дозволяє оптимізувати весь процес і швидше адаптувати компанію до нових зобов’язань.

Чому варто підготуватися заздалегідь?

• Більше часу на впровадження – зменшення ризику виникнення проблем до настання терміну обов’язкового впровадження KSeF.
• Безперебійне тестування систем – можливість заздалегідь перевірити правильність роботи інтеграції.
• Краща організація праці – впорядкування процесів виставлення рахунків та обігу документів.
• Технічна та бухгалтерська підтримка – простіше вирішення проблем на етапі впровадження.
• Більша податкова безпека – зменшення ризику помилок та затримок.

Як відбувається початок співпраці?

1. Безкоштовна консультація – аналіз готовності компанії до впровадження KSeF.
2. Аудит процесів – перевірка систем бухгалтерського обліку та документообігу.
3. Впровадження системи – налаштування та інтеграція з KSeF.
4. Підтримка після впровадження – поточна технічна та бухгалтерська допомога.

Як підготувати компанію до переходу на KSeF?

Впровадження KSeF вимагає відповідної організаційної та технічної підготовки. Чим раніше компанія розпочне процес впровадження, тим легше буде адаптувати бухгалтерські системи та повсякденну роботу до нових вимог.