Nie oczekujesz od księgowej, że rozwiąże każdy problem Twojej firmy. Ale też nie możesz traktować jej jak osoby, która tylko „wklepuje faktury i podaje podatek do zapłaty”. Prawda leży pośrodku: księgowość i doradztwo podatkowe to dwa różne światy.

Dentysta nie leczy serca. Ale jeśli zauważy coś niepokojącego, powinien Cię odesłać dalej. W księgowości działa to dokładnie tak samo — z tą różnicą, że granica między „księgowaniem” a „doradzaniem” bywa mniej oczywista.

W praktyce spotykamy dwa skrajne podejścia. W jednym księgowa ogranicza się do zaksięgowania dokumentów i wyliczenia podatku. W drugim oczekuje się od niej, że w ramach jednej usługi będzie jednocześnie księgową, doradcą podatkowym, prawnikiem i CFO.

Żaden z tych modeli nie działa dobrze.

„Przecież mój księgowy zna wszystkie moje sprawy”

Niedawno zgłosiła się do nas klientka z bardzo złożoną sprawą. Dotyczyła ona między innymi spadku, wyceny odziedziczonego majątku, dalszej sprzedaży książek i e-booków, praw autorskich, udziałów w spółce, polisy ubezpieczeniowej oraz przekazania samochodu.

Klientce zależało na tym, aby uporządkować całą sytuację, znaleźć rozwiązania zgodne z prawem i jednocześnie korzystne podatkowo.

Po zapoznaniu się z zakresem sprawy zaproponowaliśmy konsultację z ekspertem zajmującym się podatkami. W odpowiedzi usłyszeliśmy mniej więcej:

„Przecież mój księgowy prowadzi wszystkie moje sprawy, zna sytuację i dokładnie wie, co i jak. Dlaczego mam dodatkowo płacić za konsultację?”

To rozsądne pytanie.

Jeżeli jedna osoba od lat prowadzi księgowość, zna dokumenty i historię firmy, naturalne jest, że klient w pierwszej kolejności zwraca się właśnie do niej.

W tym przypadku nie chodziło jednak o to, na jakim koncie zaksięgować dokument.

Trzeba było ustalić między innymi skutki podatkowe dziedziczenia, zasady wyceny majątku, prawa do sprzedaży książek i e-booków, sposób rozliczenia przychodów i kosztów, podstawę przekazania samochodu oraz bezpieczny model dalszej współpracy między podmiotami.

To nie była bieżąca księgowość. To była wielowątkowa analiza prawno-podatkowa.

A taka analiza kosztuje.

Nie dlatego, że chcemy wystawiać fakturę za każde pytanie. Dlatego, że jej przygotowanie wymaga czasu, specjalistycznej wiedzy, sprawdzenia dokumentów i przepisów, rozważenia kilku wariantów oraz wzięcia odpowiedzialności za rekomendowane rozwiązanie.

Co powinna zrobić dobra księgowa?

Dobra księgowa nie powinna zamykać tematu słowami: „to nie moja sprawa”.

Powinna znać działalność klienta na tyle dobrze, aby zauważyć, że planowane działania mogą mieć istotne skutki. Powinna zadać dodatkowe pytania, zwrócić uwagę na ryzyka i zatrzymać klienta wtedy, gdy decyzja wymaga głębszej analizy.

Czasem najważniejsze zdanie brzmi po prostu:

„Zatrzymajmy się na chwilę i sprawdźmy konsekwencje”.

To jest właśnie aktywna księgowość.

Nie polega ona jednak na tym, że księgowa samodzielnie analizuje przepisy, orzecznictwo, prawo spadkowe, prawa autorskie i konstrukcje umów, a następnie bierze odpowiedzialność za rekomendację.

Jej rolą jest rozpoznanie problemu, zebranie danych i przekazanie sprawy do osoby, która ma do tego właściwe kompetencje.

Dlaczego tak często mylimy te usługi?

Księgowość i doradztwo podatkowe dotyczą tych samych pieniędzy, dokumentów i zdarzeń gospodarczych. Z zewnątrz granica między nimi bywa niewidoczna.

Najprościej można ją opisać tak:

Księgowość porządkuje i rozlicza to, co już się wydarzyło.

Doradztwo podatkowe pomaga zaplanować to, co dopiero ma się wydarzyć.

W praktyce te obszary się przenikają. Doradca potrzebuje danych z ksiąg, a księgowa powinna znać przyjęte założenia, żeby później prawidłowo ująć transakcję.

Ale współpraca nie oznacza zamienności ról.

Księgowa może i powinna sygnalizować, że planowana operacja niesie skutki podatkowe lub prawne. Natomiast zaprojektowanie struktury transakcji, analiza wariantów i ocena ryzyk to już odrębna usługa.

Klient powinien otrzymać jasną informację, dlaczego potrzebna jest dodatkowa analiza, kto ją przeprowadzi, czego będzie dotyczyła i ile będzie kosztowała. Zanim rozpocznie się praca, a nie dopiero po jej wykonaniu.

Aktywność nie oznacza „robienia wszystkiego”

Samo mechaniczne księgowanie dokumentów to dziś za mało. Ale równie dużym błędem jest oczekiwanie, że każda księgowa będzie jednocześnie doradcą podatkowym i prawnikiem.

W praktyce nie chodzi o to, żeby jedna osoba „ogarniała wszystko”, tylko żeby właściwe sprawy trafiały do właściwych specjalistów.

Księgowa nie jest od tego, żeby zastępować doradcę podatkowego.

Doradca podatkowy nie jest od tego, żeby prowadzić księgi.

Każda z tych ról ma inne zadania, kompetencje i odpowiedzialność. Każda z tych usług ma również swoją wartość i cenę.

Kompleksowa obsługa nie oznacza, że wszystko mieści się w abonamencie za księgowość. Oznacza, że klient ma dostęp do właściwych specjalistów i nie zostaje sam z problemem.

Jak rozwiązaliśmy to w Gemini Advisor?

W Gemini Advisor księgowość i obsługa prawno-podatkowa działają razem, ale mają jasno rozdzielone kompetencje.

Jako biegła rewidentka nadzoruję pracę zespołu księgowego. Dbam o jakość ksiąg, poprawność rozliczeń i sprawozdawczość oraz o to, aby księgowi rozumieli kontekst działalności klientów i potrafili wychwycić ryzyka.

Z kolei Edyta Mencel, jako prawniczka, koordynuje pracę zespołu prawno-podatkowego. To tam trafiają sprawy wymagające analizy przepisów, umów, wariantów działania i przygotowania rekomendacji.

Dzięki temu księgowy nie zostaje z problemem sam, ale też nie wychodzi poza swoje kompetencje.

Dla klienta oznacza to prostą rzecz: nie musi zgadywać, do kogo powinien się zwrócić. My ustalamy, czego naprawdę dotyczy sprawa, wskazujemy właściwego specjalistę i przedstawiamy zakres oraz koszt dodatkowej pracy.

Gdzie przebiega granica?

Jeżeli pytanie dotyczy zaksięgowania dokumentu, wyliczenia podatku albo poprawności ewidencji — to obszar księgowości.

Jeżeli natomiast trzeba:

• zaplanować sposób przeprowadzenia transakcji,
• porównać kilka wariantów rozwiązania,
• przeanalizować umowę lub przepisy,
• ocenić ryzyko podatkowe,
• zaprojektować przekazanie majątku,
• ustalić skutki spadku, sprzedaży udziałów lub reorganizacji,
• przygotować rekomendację do podjęcia decyzji,

to jest to obszar doradztwa prawno-podatkowego.

Dobra księgowa nie musi znać odpowiedzi na wszystko. Powinna jednak wiedzieć, kiedy trzeba zadać pytanie, do kogo je skierować i jak wyjaśnić klientowi, dlaczego dalsza analiza jest odrębną, płatną usługą.

Na tym polega odpowiedzialna, aktywna księgowość.

Nie na „robieniu wszystkiego” w jednym abonamencie, ale na tym, żeby nic ważnego nie zostało przeoczone.

Klient ma prawo oczekiwać aktywności. Specjalista ma prawo oczekiwać wynagrodzenia za swoją pracę. Jedno nie wyklucza drugiego.

Zanim podejmiesz decyzję

Jeżeli planujesz transakcję, zmianę formy działalności, przekazanie majątku albo inne działanie, które może mieć skutki podatkowe, skontaktuj się z nami przed jego wykonaniem.

W Gemini Advisor najpierw ustalimy, czy sprawa mieści się w zakresie bieżącej księgowości, czy wymaga pracy prawnika lub eksperta podatkowego. Jeżeli potrzebna będzie dodatkowa analiza, z góry przedstawimy jej zakres i koszt.

Napisz do nas i umów konsultację. Lepiej zapłacić za sprawdzenie rozwiązania przed podjęciem decyzji, niż później płacić za odkręcanie jej skutków.